Båtjuss og båtliv

Båtforeningens høyeste myndighet

Årsmøtet er båtforeningenes øverste organ, og har myndighet til å bestemme over alle sider ved foreningens eksistens og virksomhet. Årsmøtet kan treffe beslutning om alt fra hvor en slangetrommel skal monteres, til vedtektsendringer og til og med oppløsning av båtforeningen. Årsmøtene holdes normalt på vårparten, og er en god arena for å bygge samhold i foreningen, men også noen ganger en arena for uenighet og splid. Her skal vi se på noen problemstillinger som kan komme opp, og gi en del tips om hvordan en forening kan gå frem for å søke å holde mest mulig klare linjer på årsmøtene.

Regler om innkalling

Foreningens vedtekter må følges mht. tidsforløp mellom innkalling og årsmøte, og forslagsfrist for medlemmene. Videre er det viktig å ha oppmerksomhet på hva innkallingen skal inneholde, som vedtektene gjerne har bestemmelser om. Hvis det gjøres feil med innkallingen kan det oppstå tvil mht. om årsmøtevedtak er gyldige, så her er det viktig å ta seg tid til å konsultere vedtektene og gå frem på rett måte.

Digitale årsmøter

Under og nå etter koronapandemien har mange båtforeninger, på samme måte som andre typer foreninger, tatt det skritt å holde årsmøtene digitalt. Dette har også blitt lett gjennomførbart via forskjellige nettsider/portaler. Disse oppretter også en årsmøteprotokoll, og er enkle å bruke.

Det har flere ganger kommet spørsmål mht. om digitalt årsmøte er «lovlig» eller ikke. Svaret på spørsmålet må man finne i vedtektene. Hvis disse indikerer at årsmøtet må holdes på et bestemt sted, eller på annen måte indikerer at det må skje ved fremmøte, kan det tale mot at digitalt årsmøte er tillatt. Men i de fleste tilfeller vil det være tilstrekkelig for lovlighet at årsmøtet selv godkjenner innkalling og dagsorden. I så fall skulle det ikke være «mer å spørre om» vedrørende dette tema. KNBFs standardvedtekter har god regulering av dette spørsmålet.

Begrunnelse av forslag

Noen vedtekter har krav til begrunnelse av forslag eller for styrets innstilling til årsmøtet. Vær spesielt oppmerksom på at både forslag og andre framlegg til årsmøtet må bygge på riktige faktaopplysninger og det er viktig å skille mellom fakta og vurderinger. Dårlig formulerte saksframlegg kan skape tvil mht. om et årsmøtevedtak bygger på riktig faktafremstilling, og i så fall kan veien til underkjennelse være kort. Dette er naturligvis spesielt viktig der det gjelder vedtak som kan gi grunnlag for tvist med medlemmer f.eks. eksklusjonsvedtak o.l., og særlig ved vedtektsendringer eller andre vedtak som berører forholdet mellom foreningen og medlemmene.

Årsmøteprotokollen

Årsmøteforhandlingene må selvsagt protokolleres i et skriftlig dokument. Det er mye variasjon i hvordan innholdet i en årsmøteprotokoll utformes. Vi vil særlig peke på at protokollen må vise klart og entydig hva som er behandlet, hva det er stemt over, og hvilket vedtak som er truffet. Som regel er det best å ha med stemmetallene for hvert vedtak.

Hvordan man beskriver forhandlingene på årsmøtet kan skape eller unngå fremtidige vanskeligheter. Det er vår erfaring at lange utgreiinger i protokollen som oftest vil vise seg å være negativt. Eksempelvis dersom en hel diskusjon om et tema gjengis i detalj som sitater av de talende. Det er bedre å protokollere noe i retning av at «forslaget avstedkom grundig debatt, der særlig (navn) og (navn) deltok aktivt og redegjorde grundig for sine meninger».

Revisjon av vedtekter mv.

Når det nærmer seg årsmøte kan det være fornuftig å ta foreningsvedtektene opp til revisjon. Etter hvert som samfunnsforhold og foreningens praksis og medlemmenes opptreden endrer seg over tid, er det smart å påse at vedtektene «holder følge». KNBFs nyeste standardvedtekter er et godt utgangspunkt. Vedtekter bør ikke inneholde mer enn absolutt nødvendig for den helt overordnete styring av foreningen. Eksempelvis bør detaljerte reguleringer av ansiennitet eller innskuddspraksis o.l. forankres i et havnereglement eller tilsvarende.

Mange foreninger har underordnete reglementer som nettopp et havnereglement. Også disse reglementer bør revideres med gitte mellomrom for å sikre at de stemmer overens med hva som er praksis. Eller så bør praksis endres for å være i samsvar med reglementet. Det er viktig å være oppmerksom på at slike reglementer også kan legge begrensninger på hva foreningens styre har kompetanse til å vedta/bestemme overfor medlemmene. Oppstår det tvil eller tvist om slike spørsmål, kan det lett bli uønsket misstemning.

Fornyelse av leiekontrakter

For de foreninger som ikke eier landområdet de er knyttet til, vil det før eller siden være aktuelt med fornyelse av leieavtaler eller festekontrakter. Når det nærmer seg slike tidspunkter er det viktig å ha solid forankring i årsmøtevedtak og -diskusjoner for hva styret foretar seg. Ikke bare fordi man må ha en forhandlingsstrategi, men også fordi utfall av forhandlinger en god del ganger forutsetter enten tilslutning fra et årsmøte eller vedtektsendringer. Og med begge deler er det viktig å ha hatt en gjennomtenkt prosess før noe bestemmes.

Oppfordring til medlemmene

For medlemmene i foreningene har vi også et viktig tips: Du ivaretar ikke dine egne og foreningens interesser ved å være fraværende fra årsmøtet. En av dine viktigste oppgaver er faktisk å si din mening og gi din stemme til de vedtak og den styring du mener er riktigst for din båtforening. Foreningene er selvstyrte demokratiske institusjoner, men demokratiet er helt og fullt avhengig av at du deltar i det. Som regel blir det også en hyggelig opplevelse da de fleste årsmøter etter vår opplevelse blir godt bevertet.

Gratis advokathjelp

KNBF-foreningene nyter selvsagt medlemsfordelen gratis juridisk bistand også omkring alle juridiske spørsmål relatert til årsmøter, vedtekter og leiekontrakter. Ta kontakt via post@knbf.no eller post@baatadvokaten.no.